MM-cover-การจัดการองค์กร

การจัดการองค์กรที่ดีควรมีอะไรบ้าง? เริ่มต้นยังไงดี?

ไม่ว่าองค์กรจะมีทรัพยากรในด้านอื่นๆ พร้อมแค่ไหน แต่หากไม่มีการบริการการจัดการองค์กรที่ดี แน่นอนว่าสิ่งที่ตามมาคือความไม่เป็นระเบียบเรียบร้อย คนในองค์กรมีเป้าหมายไม่ตรงกัน ทำให้การจะบรรลุความสำเร็จขององค์กรเป็นไปได้ยาก 

นี่จึงเป็นเหตุผลที่ว่าทุกบริษัท และทุกองค์กรควรให้ความสำคัญกับการจัดการองค์กรที่ดีอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้บุคลากรในองค์กรทุกระดับมีการทำงานอย่างเป็นระบบ สามารถมองเห็นจุดประสงค์ หรือเป้าหมายในการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อทำให้งานเกิดขึ้นได้อย่างราบรื่น และเข้าใจซึ่งกันและกัน

บทความนี้มาพร้อมกับการจัดการองค์กร เพื่อให้บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร ในการพาให้บริษัทบรรลุจุดวัตถุประสงค์ร่วมกัน

อองริ ฟาโยล (Henri Fayol) ผู้เป็นวิศวกรเหมืองแร่ นักวิชาการชาวฝรั่งเศส และผู้ให้กำเนิดทฤษฎี POCCC หรือแนวคิดทฎษฎีการบริการจัดการ (Management Theory) ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่าการจัดการองค์กร ประกอบด้วยการจัดการรอบด้าน ตั้งแต่การวางแผน การปฎิบัติการ การควบคุมงาน และการจัดการองค์กรที่มองว่าหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการคือ 

“ความเป็นเอกภาพ” หรือ Unity ที่มองว่าบุคลากรในองค์กรควรมีจุดมุ่งหมายร่วมกันในทิศทางเดียวกัน เพื่อที่จะสามัคคีกันไปจนถึงความสำเร็จ

การจัดการองค์กรหมายถึงอะไร?

ความหมายของ “การจัดการ” มีบรรดานักวิชาการได้กล่าวถึง และให้คำนิยามไว้หลายแบบแตกต่างกันในมุมมองของตนเอง

“การจัดการ เป็นเทคนิคการทำงานให้สำเร็จ โดยอาศัยผู้อื่น”  แนวคิดของ Mary Parker Follett
ที่เน้นย้ำเรื่องการประสานงาน เพราะการจัดการหรือการบริหารงานจำเป็นต้องมีการประสานงานที่ประกอบด้วย 4 อย่าง นั่นคือ

  • การประสานงานโดยการติดต่อโดยตรงกับตัวบุคคลที่รับผิดชอบงาน 
  • การประสานงานขั้นวางแผนกิจกรรมต่างๆ 
  • การประสานงานที่เสริมสร้างความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน
  • การประสานงานที่กระทำเป็นกระบวนการต่อเนื่อง

แนวคิดของ George R. Terry ที่ได้กล่าวไว้ว่า “การจัดการเป็นกระบวนการที่แตกต่างกัน ซึ่งประกอบด้วยการวางแผน การจัดระเบียบ การดำเนินการ และการควบคุมเพื่อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้” 

และแนวคิดของ Harold Koontz ที่กล่าวถึงการจัดการไว้ว่า “การจัดการเป็นศิลปะในการทำสิ่งต่างๆ ผ่านผู้อื่น และกับกลุ่มที่จัดอย่างเป็นทางการ”

ดังนั้นแล้วหากมองความหมายโดยรวมของทุกแนวคิดที่กล่าวมา ทุกคนล้วนเน้นย้ำให้ความสำคัญกับบุคลากรในองค์กรเพราะเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญที่จะทำให้องค์กรเกิดการทำงาน และประสบความสำเร็จได้

โดยทฤษฎีที่ถูกกล่าวถึงเป็นจำนวนมากเกี่ยวกับการจัดการองค์กร อย่างทฤษฎี POLC ที่ให้ความสำคัญกับการทำงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ เพื่อส่งเสริมการพัฒนาบุคลากรในองค์กร เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงานมากยิ่งขึ้น ซึ่งมันจะส่งผลรวมให้กับองค์กรได้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่วางเอาไว้ 

และนี่จึงเป็นเหตุผลที่ว่าการจัดการองค์กรส่วนใหญ่จะต้องให้ความสำคัญกับการพัฒนาบุคลากรควบคู่ไปด้วย

วิธีการเริ่มต้นการจัดการองค์กร

เมื่อทุกองค์กรเข้าใจ และให้ความสำคัญกับการจัดการองค์กรแล้ว การเริ่มต้นการจัดการองค์กรประกอบด้วยหลายปัจจัยที่ทำให้เกิดการจัดการองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพดังนี้

1. กำหนดทิศทาง และวางแผนงาน

องค์กรจะต้องกำหนดทิศทาง และแนวทางขององค์กรอย่างรัดกุม ทั้งในเชิงของการวางแผนกลยุทธ์ และวางแผนวิธีการ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดภาพรวมบริษัท ด้านเป้าหมาย ด้านขอบเขตการทำงาน ด้านโครงสร้างขั้นตอนต่างๆ

ซึ่งขั้นตอนการกำหนดทิศทางองค์กร และการวางแผนงานถือว่าเป็นขั้นตอนที่องค์กรจะต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก เพราะเป็นขั้นตอนแรกและสำคัญที่สุดก่อนที่จะส่งต่องานไปยังงานอื่นๆ ซึ่งขั้นตอนนี้มักเป็นหน้าที่หลักของกลุ่มบริหารงานที่จะต้องกำหนดทิศทาง และวางแผนงานจนเกิดเป็นรูปธรรมมากที่สุด

นอกจากนี้สิ่งที่ควรคำนึงถึงการวางแผนงานมากที่สุด คือจะต้องมี “การวางแผนล่วงหน้า” ไม่วางแผนแบบกระชั้นชิด หรือปรับเปลี่ยนแผนไปมา เพราะจะทำให้คนในองค์กรเกิดความสับสน และอาจจะเกิดความไม่เข้าใจตรงกันได้

2.  กำหนดโครงสร้างองค์กร

การวางโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนจะทำให้คนในองค์กรรู้หน้าที่ ภาระความรับผิดชอบ ไปจนถึงขอบเขตการทำงานของตนเอง ช่วยให้แต่ละคนมุ่งทำงานของตนเอง ให้บรรลุจุดประสงค์ขององค์กรได้อย่างไม่เกิดความสับสน เพราะมีทิศทางชัดเจน

ซึ่งการกำหนดโครงสร้างองค์กร ทางบริษัทจะต้องแบ่งหน้าที่การทำงานโดยยึดจากทักษะความสามารถของพนักงานแต่ละคน เพราะเมื่อได้รับหน้าที่ที่สอดคล้องกับความสามารถแล้วจะทำให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว

และในทุกระดับของในคนองค์กร โดยเฉพาะผู้นำจะต้องรู้วิธีการขับเคลื่อนไปในทิศทางที่เหมาะสมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัท หรือผู้ตามก็จะต้องพร้อมเปิดรับในการรับฟัง ช่วยสนับสนุนการทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ และเมื่อทุกคนมาร่วมทำงานร่วมกันก็จะยิ่งทำให้องค์กรประสบความสำเร็จได้โดยง่าย

3.  สร้างความเข้าใจกับคนในองค์กร

องค์กรต้องทำให้บุคลากรเกิดความเข้าใจ ไม่ว่าจะเข้าใจองค์กร และเข้าใจกับบุคลากรซึ่งกันและกัน เพราะเมื่อทุกคนเข้าใจจะทำให้เกิดความช่วยเหลือ มีการประสานงานได้ดี ทุกคนรู้สึกมีความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน อยากที่จะช่วยกันรับมือกับทุกปัญหาที่จะเกิดขึ้น 

การจัดการองค์กรที่ดีควรมีอะไรบ้าง?

หลายองค์กรมักจะมองหาวิธีการจัดการองค์กรที่ดี เพื่อทำให้องค์กรได้พัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งถือว่าเป็นปัจจัยสำคัญที่สุด ที่จะทำให้เกิดศักยภาพในการทำงานมากที่สุดนั่นคือ บุคลากรในองค์กร เพราะจะเป็นปัจจัยที่จะชี้นำ และทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายที่สุด 

1. เริ่มต้นด้วยจัดการความแตกต่างในองค์กร

ความท้าทายขององค์กรคือ เมื่อองค์กรยิ่งมีขนาดใหญ่จะยิ่งเกิดความหลากหลาย และความแตกต่างมากขึ้นในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นอายุ เพศ การศึกษา สถานภาพ ไปจนถึงทัศนคติ ความคิดเห็น ความชอบ ความสนใจ และความหลากหลายในด้านอื่นๆ

นี่จึงเป็นความท้าทาย และเป็นเหตุผลที่ว่าการจัดการองค์กรที่ดี จะต้องทำให้บุคลากรในองค์กรมีจุดประสงค์ไปในทิศทางเดียวกัน และทุกคนในองค์กรที่ถึงแม้จะมีความหลากหลายสามารถเกิดส่วนร่วมซึ่งกันและกันเพื่อให้อยู่ร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมองเห็นเป้าหมาย และปลายทางเดียวกันที่จะนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กร

ดังนั้นการจัดการองค์กรที่ดี องค์กรและบุคลากรในบริษัทจะต้องเคารพความแตกต่างซึ่งกันและกัน ไม่ว่าจะในทางอายุ เพศ ทัศนคติ ความคิดหรือปัจจัยอื่นๆ ที่ทำให้เกิดความหลากหลาย และองค์กรจะต้องสนับสนุนความแตกต่างนั้นเพื่อให้คนในองค์กร สามารถอยู่ร่วมกันได้อย่างเคารพกันและกัน 

เช่น ทำให้คนในองค์กรมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นกันบ่อยๆ เพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการแสดงออก อย่างไม่มีการแบ่งแยกความหลากหลาย 

2. ทำให้ทุกคนในองค์กรได้มีส่วนร่วม

นอกจากผู้บริหารจะกำหนดทิศทาง เป้าหมายขององค์กรมาแล้ว ในยุคสมัยที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว องค์กรควรสนับสนุนให้บุคลากรในองค์กรมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็น ตั้งคำถาม ตลอดจนปรึกษาหารือ 

เพราะอย่าลืมว่าโครงสร้างขององค์กรที่ดี ควรกำหนดหน้าที่ให้กับพนักงานตามความสามารถ ดังนั้นแล้วด้วยความเชี่ยวชาญด้านนั้นๆ จึงเป็นเหตุผลที่ว่าควรให้พนักงานมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดกว้าง และยังเป็นการให้ความสำคัญกับคนในองค์กรอย่างเท่าเทียม 

เมื่อทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแล้ว พนักงานก็จะให้ความร่วมมืออย่างเต็มที่ คนในองค์กรเกิดความจงรักภักดี เคารพ รักในงานที่ทำ และรักองค์กร

3. นำข้อมูลมาช่วยในการจัดการและปรับปรุงให้ดีขึ้น

ควรมีการนำข้อมูลที่ได้รับตั้งแต่อดีตมาปรับใช้งาน เพราะเมื่อเรานำสิ่งที่เกิดขึ้นในอดีตจนถึงปัจจุบันมาวิเคราะห์ จะช่วยให้สามารถคาดการณ์สิ่งที่จะเกิดในอนาคตได้ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การบริหารจัดการองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะมีข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจน

การนำข้อมูลที่มาปรับใช้กับงาน ในแง่ของการจัดการบุคลากร เช่น ข้อมูลในภาพรวม ทั้งในเชิงปริมาณอย่างจำนวนพนักงานแต่ละแผนก หรือในเชิงคุณภาพอย่างความพึงพอใจของการทำงาน หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่ผ่านมา โดยหากนำข้อมูลเหล่านี้มาใช้ องค์กรจะสามารถขับเคลื่อนไปได้อย่างรวดเร็ว เพราะจะรู้วิธีการแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นบนพื้นฐานของข้อมูลจะต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง ระยะเวลาในการนำข้อมูลมาใช้จะต้องไม่เก่าจนเกินไป เพราะอาจจะล้าสมัย หรือตรวจสอบผู้ที่รวบรวมข้อมูลว่ามีความน่าเชื่อถือ ไม่เก็บข้อมูลบนความลำเอียง และกลั่นกรองข้อมูล เลือกแต่เพียงข้อมูลที่ต้องการนำไปใช้งานได้จริงเท่านั้น

4. มีการประเมินผลลัพธ์อยู่เสมอ

การประเมินผลอย่างสม่ำเสมอจะทำให้เรารู้ว่างานที่ทำอยู่นั้นประสบความสำเร็จหรือไม่ ทั้งการประเมินผลงานว่าตรงตามจุดประสงค์ที่วางเอาไว้ หรือการประเมินผลงานศักยภาพของพนักงานในองค์กรเองก็ตาม ดังนั้นการประเมินผลที่ดีทางองค์กรจะต้องมีการกำหนดมาตราฐานไว้ตั้งแต่ต้น

ยิ่งหากเรานำผลการประเมินมาปรับใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด จะทำให้เรารู้ถึงข้อบกพร่องของการทำงาน สามารถมองเห็นแนวทางการปรับปรุงเพื่ออนาคตจะเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงานให้น้อยที่สุด หรือมีผลการประเมินที่ดีก็อาจจะเป็นแนวทางในการสนับสนุนเพื่อให้เกิดสิ่งดีๆ ไปได้ตลอด และทำให้เกิดการชี้แนะแนวทางกับคนอื่นๆ ในองค์กรได้อีก

แต่หากไม่มีการประเมินผลจะทำให้องค์กรไม่รู้จุดยืนของตนเอง หรือบุคลากรไม่รู้ว่างานที่ทำอยู่ประสบความสำเร็จหรือเป็นไปตามข้อที่มุ่งหวังของผู้บริหารหรือไม่ รวมไปถึงทำให้องค์กรไม่รู้จักการเตรียมพร้อมในการปรับปรุง ทำให้องค์กรแก้ไขข้อผิดพลาดไปวันๆ อย่างไม่ได้รับการแก้ไขในระยะยาว

การจัดการองค์กรที่ดี ช่วยให้ประสบความสำเร็จได้อย่างเป็นรูปธรรม

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่ องค์กรขนาดเล็ก หรือธุรกิจประเภทไหน หากมีการจัดการองค์กรที่ดี มีการวางแผนอย่างเป็นรูปธรรม คนในองค์กรมองเห็นเป้าหมายเดียวกัน แน่นอนว่าจะทำให้องค์กรนั้นประสบความสำเร็จได้ไม่ยาก ตั้งแต่การกำหนดเป้าหมาย วางแผนงานชัดเจน การกำหนดโครงสร้าง และการสร้างความเข้าใจกันในองค์กร ตลอดจนการจัดการความแตกต่าง ทำให้ทุกคนรู้สึกถึงความเป็นหนึ่งเดียวกันในบริษัท

ยิ่งโดยเฉพาะองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการจัดการบุคลากรที่ถือว่าเป็นฟันเฟืองชิ้นใหญ่สุด ก็จะทำให้องค์ประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว เพราะคนในองค์กรร่วมมือร่วมใจกันอย่างเต็มที่ที่จะไปถึงเป้าหมายที่วางไว้อันเดียวกัน