Coverบทความ-10-เทคนิคการบริหารเวลา

10 เทคนิคการบริหารเวลาที่ดี [ทำตามนี้มีเวลาอีกเหลือเฟือ]

‘เวลา’ เป็นทรัพยาการที่มีคุณค่าและมีอยู่อย่างจำกัด ซึ่งการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์เปรียบเหมือนการเสียโอกาสในชีวิตด้วยเช่นกัน ดังนั้นการวางแผนการใช้เวลาหรือการบริหารเวลาในแต่ละวัน คือการปูทางชีวิตของตัวเองให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจ ก่อให้เกิดความสุขและความสำเร็จในชีวิต

แม้ว่าคนเราจะได้รับเวลามาอย่างเท่าเทียม แต่ทำไมการใช้เวลาของแต่ละคนนั้นถึงแตกต่าง? ซึ่งความเกี่ยวเนื่องของเวลานั้นถูกแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ได้แก่ อดีต ปัจจุบัน และ อนาคต ที่เราทุกคนไม่สามารถเลี่ยงสถานการณ์นี้ได้ แต่ด้วยความแตกต่างของแต่ละบุคคล ทั้งในส่วนของความรับผิดชอบ รวมไปถึงความสนใจ จะทำให้รูปแบบเวลาของเหตุการณ์แต่ละคนนั้นต่างกันออกไป (Johnson,1984)

และในบทความนี้จะทำให้คุณได้เห็นว่า การบริหารเวลาให้คุ้มค่าและเกิดประสิทธิผล นั้นมีความสำคัญอย่างไรบ้างต่อชีวิตรวมไปถึงการทำงาน และยังสามารถนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคลได้ไม่ยาก

ทำไมต้องบริหารเวลา?

การบริหารเวลา คือ การวางแผนและจัดสรรเวลาในการทำงานอย่างเหมาะสม ที่ทุกคนสามารถทำได้ เพียงแค่รู้จักการแบ่งเวลา โดยจัดสรรเวลาของตนเองให้ถูกต้องและเหมาะสมตามวันเวลาที่ตั้งเป้าหมายไว้

ด้วยความที่ทรัพยากร ‘เวลา’ มีอย่างจำกัดจึงจำเป็นต้องบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด เพื่อความสำเร็จของงานและชีวิต ที่ส่งผลให้มีค่าเพิ่มขึ้นเป็นเงิน หรือความสุข ซึ่งการจัดเวลานั้นทำให้คุณเป็นบุคคลที่ Work smart, not work hard ที่จะพัฒนาตนเองสู่เป้าหมาย

การบริหารเวลาที่ดีนั้นสำคัญจริงหรือ?

การบริหารเวลาที่ดีนั้นส่งผลถึงการยกระดับสถานภาพการงานให้ก้าวหน้า ซึ่งการใช้เวลาที่ถูกต้อง จะต้องได้ทั้งเสถียรภาพและสุขภาพที่ดี ถึงแม้ว่าคุณจะเรียกเวลาในอดีตให้ย้อนกลับมาไม่ได้ แต่สิ่งนี้กลับทำให้คุณได้ไตร่ตรองถึงความสำคัญของเวลาต่อการทำงานมากยิ่งขึ้น

ซึ่งหนึ่งปัจจัยของคนที่บรรลุเป้าหมายการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ คนที่รู้จักวางแผนล่วงหน้า หรือ รู้จักการบริหารเวลา ทั้งในการทำงานและการใช้ชีวิต นั่นคือแบบแผนของคนทำงานในเชิงรุก (Proactive Working)

โดยการคิดวิเคราะห์และจัดระบบการทำงานให้ง่ายและเร็วขึ้น ก่อให้เกิดประสิทธิภาพทั้งงานและบุคคลอย่างสูงสุด หากคุณบริหารเวลาได้ดียังส่งผลทำให้คุณมีความคิดในแง่บวกมากขึ้นอีกด้วย

นอกจากนี้การบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงแค่จัดสรรเวลาในเรื่องงานเพียงอย่างเดียว การแบ่งเวลาให้กับเรื่องอื่นที่สำคัญก็ถือเป็นเรื่องที่จำเป็นด้วยเช่นกัน คุณสามารถแบ่งความสำคัญนั้นออกเป็น 4 ด้าน ดังนี้ 

  • ตัวคุณเอง
  • ครอบครัวและคนรัก
  • การงาน 
  • เพื่อนร่วมงานหรือลูกน้อง

เพราะเวลาให้โอกาสแก่ทุกคนได้พัฒนาตัวเองไปในทางที่ดีขึ้น ดังนั้นผู้ที่รู้คุณค่าของเวลา จะดำเนินกิจกรรมต่างๆ ในชีวิตประจำวันให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีกว่าผู้อื่น อีกทั้งยังสามารถทำงานเพื่อผู้อื่นได้เช่นกัน รวมไปถึงการสร้างความสุขให้กับตัวเองจากการมีเวลาว่างได้อย่างเต็มที่

อุปสรรคในการบริหารเวลา

ก่อนจะก้าวเข้าสู่ความสำเร็จได้ คุณจำเป็นต้องเรียนรู้และเข้าใจถึงอุปสรรคต่างๆ เพื่อตั้งรับต่อสถานการณ์เหล่านั้นได้ทัน ซึ่งสิ่งที่เป็นอุปสรรคสําคัญในการบริหารที่ส่งผลให้การทํางานไม่ประสบความสําเร็จตามที่วางแผนไว้ โดยมีสาเหตุมาจาก 2 ปัจจัย ดังนี้

1. ปัจจัยที่เกิดภายในตัวบุคคล

เกิดจากความไม่พร้อมทั้งทางร่างกายและจิตใจ รวมไปถึงความรู้และความสามารถในการทํางานนั้นๆ ซึ่งส่งผลให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพของการทำงาน 

  • ไม่มีการวางแผนงาน 
  • วัตถุประสงค์ของงานไม่ชัดเจน 
  • ไม่มีการกําหนดความสําคัญของงาน 

2. ปัจจัยภายนอก

เกิดจากสภาพแวดล้อม และสิ่งเร้ารอบด้าน ที่เข้ามารบกวนหรือขัดจังหวะในระหว่างการทำงาน

  • บรรยากาศในการทํางาน
  • การประชุม
  • การใช้งานอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์หรืออื่นๆ

หากคุณได้เข้าใจถึงอุปสรรคของการบริหารเวลา แล้วนำมาปรับใช้กับตัวเองได้ต่อสถานการณ์หรือเหตุการณ์ต่างๆ ในชีวิตประจำวันได้ การก้าวไปสู่เป้าหมายที่ต้องการจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป กับ 10 เทคนิคการบริหารเวลาด้านล่างนี้ 

10 เทคนิคการบริหารเวลาที่ดี

การจัดระบบของการบริหารเวลาไม่มีกฎตายตัว ในส่วนนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละคนมีปัจจัยและสภาพแวดล้อมที่ต่างกันของแต่ละคน และนี่คือ 10 เทคนิคเบื้องต้นง่ายๆ ในการบริหารเวลา เพื่อการเปลี่ยนแปลงคุณภาพชีวิตของคุณให้มีระบบและพัฒนาขึ้นอย่างมีคุณภาพ

1. การเริ่มต้นวันใหม่ (Early wake-up)

การตื่นเช้าจะทำให้มีเวลาเริ่มต้นชีวิตในวันใหม่ได้มากกว่าผู้อื่น และยังเป็นการสร้างวินัยให้แก่ตัวเองด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ การตื่นเช้ายังทำให้เราสามารถจัดการชีวิตส่วนตัวได้อย่างมีคุณภาพ ทั้งการจัดเตรียมอาหารเช้า รวมไปถึงการเดินทางไปยังจุดหมายโดยไม่เร่งรีบ อีกทั้งยังใส่ใจในเรื่องของสุขภาพด้วยการการออกกำลังกายต้อนรับวันใหม่ได้อย่างสดชื่น

2. การวางแผนงานล่วงหน้า (Plan)

การกำหนดแผนงานการทำงานนั้นไม่ยากแต่เป็นเรื่องจำเป็นที่ควรวางแผนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้การทำงานมีระเบียบไม่สับสน และจัดการงานออกไปได้ตามเวลาที่กำหนด ยิ่งคุณวางแผนการทำงานได้ดีมากเท่าไร ผลของการทำงานเหล่านั้นจะยิ่งใช้เวลาน้อยและเกิดประสิทธิภาพอย่างมาก

ลำดับการวางแผนการทำงาน

  • ตั้งเป้าหมายการทำงานหรือกิจกรรมต่างในแต่ละวัน
  • จัดลำดับการทำงาน โดยเน้นงานที่สำคัญที่สุด 

3. มีสมาธิที่ดี (Concentrate)

คุณสามารถประสบผลสำเร็จต่อการทำงานได้เมื่อมีสมาธิที่ดีในการทำงาน หากคุณขาดสติหรือสมาธิ การตัดสินใจในการทำงานแต่ละอย่างอาจลดลง ทำให้งานเหล่านั้นไม่เกิดคุณภาพ ทุกชิ้นงานควรทำด้วยความตั้งใจโดยเริ่มจากงานที่สำคัญก่อน สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

4. กำจัดความไม่เป็นระเบียบ (Avoid Clutter)

เริ่มต้นด้วยการจัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ เพื่อความรู้สึกปลอดโปร่ง น่าทำงาน และเริ่มจัดลำดับงานอย่างมีระเบียบ เริ่มจากที่สำคัญ เร่งด่วนไว้ใกล้ตัว พอถึงเวลาเลิกงาน จัดระบบงานทั้งหมดให้เป็นระเบียบอีกครั้ง เพื่อที่วันรุ่งขึ้นจะได้เริ่มต้นวันทำงานที่ดี

5. ลงมือทำงานที่ยากที่สุด (Hard first) 

หลายคนเลือกที่จะจัดการงานง่ายๆ ก่อนที่จะทำงานยาก เพราะใช้เวลาน้อยและไม่ต้องเค้นความคิดให้ปวดหัวแต่วัน ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว คุณควรเลือกงานยากก่อน เพราะหลังจากที่งานนั้นจบลง คุณจะรู้สึกผ่อนคลาย ราวกับยกภูเขาลูกใหญ่ออกจากอก ทำให้มีเรี่ยวแรงทำงานชิ้นอื่นต่อไป

6. อย่าผัดวันประกันพรุ่ง (Don’t Procrastinate)

การผัดวันประกันพรุ่ง เป็นจุดก่อให้เกิดความขี้เกียจในตัวคุณ แล้วยังเป็นการสะสมงานเพิ่มขึ้นเหมือนดินพอกหางหมู ถือเป็นการปล่อยเวลาให้เสียไปโดยเปล่าประโยชน์ เพราะจะมีแต่งานเข้ามามากขึ้นอย่างไม่จบไม่สิ้น

7. แบ่งงานและกระจายงาน (Delegate)

การรู้จักแบ่งงานและกระจายงานให้ลูกน้องหรือคนในทีมทำจะช่วยแบ่งเบางาน และทำให้งานสำเร็จผล ได้เร็วขึ้น ซึ่งการกระจายงานควรมอบหมายงานให้กับคนที่มีความเชี่ยวชาญในงานนั้น จะส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว

8. กล้าปฏิเสธ (Don’t be Afraid to Say No)

การปฏิเสธงานบางอย่างนั้นจะทำให้คุณประหยัดเวลาในการทำงานของตัวเองมากขึ้น ไม่ควรทำงานด้วยความเกรงใจ คุณควรเลือกทำงานที่สำคัญและมีประโยชน์ เพื่อประสิทธิภาพของงานและตัวเอง 

9. หยุดพักบ้าง (Take Break)

การทำงานควรมีเวลาพัก เพื่อผ่อนคลายความตึงเครียด ความหมกมุ่น และความเหน็ดเหนื่อย เพราะการทำงานตลอดเวลาโดยไม่หยุดพัก จะทำให้ร่างกายอ่อนเพลีย อารมณ์ตึงเครียด ซึ่งการการหยุดพักจากงานจะช่วยให้ร่างกายกระปรี้กระเปร่า ผ่อนคลายจากความตึงเครียด และทำให้อยากทำงานต่อไปอีก

10. วางแผนฉลองความสำเร็จ

ควรให้รางวัลสำหรับตัวเอง เมื่องานชิ้นนี้หรือสิ่งที่ตั้งใจไว้ประสบความสำเร็จ แม้จะเป็นสิ่งเล็กๆ น้อยๆ ถือว่าทำเพื่อเป็นขวัญและกำลังใจแก่ตัวเอง จะได้มีแรงใจในการบรรลุเป้าหมายอื่นในชีวิตต่อไปได้อีก 

สรุปท้ายบทความ

หากวันนี้คุณยังใช้เวลาไปอย่างไร้ประโยชน์ในการทำสิ่งต่างๆ โดยไม่สำเร็จลุล่วงเลยสักอย่าง สิ่งนั้นจะนำไปสู่ความเครียด ความวิตกกังวล และมีผลถึงสุขภาพได้เช่นกัน ดังนั้นการนำเทคนิคต่างๆ ของการบริหารเวลามาช่วยลดการใช้เวลา จนมีเวลาเหลือเฟือที่จะนำไปทำกิจกรรมอื่นๆ ที่เกิดประโยชน์ได้อีกมากมาย 

ตามปรัชญาของการบริหารเวลาที่มีอยู่ว่าพวกเราควรทำงานให้ฉลาดขึ้น…ไม่ใช่หนักขึ้น” ที่สื่อถึงการเรียนรู้การวางแผน ที่จะเห็นได้ชัดว่าเทคนิคเหล่านี้ สามารถพาคุณก้าวไปสู่เป้าหมายในชีวิตตามที่ต้องการได้ ซึ่งสอดคล้องกับหนึ่งในกระบวนการคิดแบบองค์รวมอย่าง Whole Brain® Thinking ในจัดระบบความคิด การวางแผน และการตัดสินใจ ซึ่งส่งผลให้คุณเป็นผู้สำเร็จในองค์กรได้ในอนาคต